Todas las empresas tienen costes ocultos, una serie de gastos económicos no imputables ni directa ni indirectamente a ningún elemento que genere valor por parte de la organización y que, sin embargo, están presentes en prácticamente cualquier proyecto.
La mala noticia es que los costes ocultos, al ser en su mayoría intangibles, son muy difícilmente detectables. Sin embargo, la parte buena es que la distribución automática puede convertirse en una interesante aliada para combatir este tipo de costes.
En el caso de aquellas empresas que requieren de equipos de protección individual (EPIs) para sus empleados, esto es algo que se puede ver muy claramente. Según las estimaciones Vending Eureka, empresa encargada en la fabricación de este tipo de máquinas, el ahorro en consumo y materiales gira en torno al 30%. Es decir, una empresa que decidiese instalar una máquina de vending, se estaría ahorrando aproximadamente la tercera parte de sus equipos de protección individual.
Esto se debe fundamentalmente a que la percepción de que el consumo está siendo registrado disuade de cualquier abuso y genera un uso más eficiente de los recursos.
Además, al encontrarse el expendedor en el puesto de trabajo, donde se necesita el material, se consigue evitar el traslado del personal al almacén. En este sentido, la recomendación para cualquier empresa es calcular el tiempo por persona y día que se invierte para recoger el equipo de protección individual, ya que en la mayoría de los casos se podría conseguir un ahorro de tiempo bastante sustancial.
Al gestionar el stock directamente desde la máquina expendedora, no es necesario tener a ningún responsable que se encargue de supervisarlo o de que mantenga abierto el almacén. Es más, en caso de que el equipo quede en manos del proveedor, la empresa no tendrá que encargarse de almacenar, gestionar o controlar el stock, lo que lleva implícito otro ahorro de tiempo.
Actualmente, las máquinas expendedoras para EPI’s cuentan con mecanismos cada vez más sofisticados con el que garantizar tanto la seguridad como el control. Por ejemplo, una de las características más habituales es la de incluir distintos sistemas de reconocimiento, que pueden ir desde una tarjeta que acredite a los operarios como miembros de la organización; la identificación por huella dactilar, o la inserción de credenciales de usuario y contraseña.
Por otro lado, todas las funcionalidades de este tipo de máquina son configurables, de tal forma que es posible restringir determinados movimientos, algo que de cualquier otra forma sería mucho más complicado de ejecutar.
Además, los responsables podrán acceder a informes completos y de muy fácil uso (en formato csv o ficheros de datos) sobre el uso que se le ha estado dando a la máquina, filtrando los resultados por fecha, usuario o producto. Esta herramienta resulta especialmente útil para poder conocer las incidencias que se puedan producir, analizar sus causas y, si procede, ofrecer soluciones a cuestiones que de cualquier otro modo quedarían sin supervisar.
